En estas fechas casi todas las pymes deben de realizar las Actas y su certificación. Muchas veces no se le da importancia a las posibles repercusiones y consecuencias legales tanto para los socios como en administradores. Es por ello por lo que la certificación de actas de sociedades, como es el caso de las más comunes en sociedades limitadas, puede tener repercusiones jurídicas significativas y consecuencias negativas. Desde SP ASESORES te explicamos estos aspectos con más detalle.
Por ejemplo, el caso más habitual si se certifica un acuerdo de la Junta General que no se ha celebrado, como la aprobación de cuentas, se puede enfrentar a consecuencias penales, incluyendo penas de prisión de uno a tres años y multas de seis a doce meses.
Al certificar notarialmente y registrar el acta se convierte en documento público, y cualquier defecto como el mencionado en el anterior párrafo hace que la falsificación de documentos públicos pueda reflejar una situación jurídica o económica de la entidad que puede causar un perjuicio económico a la misma o a terceros.
Sobre este caso, en jurisprudencia tenemos la STS 156/2011, de 21 de marzo, que consideró que las certificaciones de juntas societarias que no se celebraron y que, por lo tanto, no pudieron adoptar acuerdo alguno, tienen “potencialidad lesiva y efectos en el tráfico jurídico por el mero hecho de inscribirlas en el Registro Mercantil”, pues “se lesiona la seguridad y la confianza del tráfico mercantil”.
Si bien es cierto que el Auto del Tribunal Supremo 587/2018, de 5 de abril, por cuanto entendemos hace referencia a un caso muy común en la práctica en el que, tras una llevanza informal de las obligaciones societarias fruto de la confianza entre los socios, la ruptura de relaciones produce un escenario de conflictividad que puede derivar en un juicio penal.
Es esta la realidad habitual en pymes familiares y, en efecto, en este caso se declaró probado que desde su constitución, la sociedad, enteramente participada por miembros de la unidad familiar, “no celebraba Juntas Generales o Universales, si bien los familiares, las accionistas, en quienes habían delegado de facto el ejercicio de los derechos sociales y la gestión de la empresa, mantenían continuos contactos y reuniones informales en los que trataban de la marcha de la empresa, por lo que se certificaba la celebración de las correspondientes juntas de accionistas para su inscripción en el Registro Mercantil”.
Por este motivo, el Tribunal concluye que “aun cuando pudiera ser que no se celebraran de manera formal las Juntas Generales o Universales, los acuerdos que tomaban los maridos de las accionistas, los acusados, se certificaban para su inscripción en el Registro Mercantil” porque “el acusado gozaba de la plena confianza de las socias y del querellante”, de forma que “realizó el libramiento de las actas de las juntas inexistentes con pleno conocimiento y consentimiento de las socias”.
Por este motivo, entiende el Tribunal que “no puede afirmarse que lo reflejado en dichas certificaciones no se corresponda con los acuerdos a los que llegaron en reuniones informales o que contengan datos que no se ajusten a la realidad”.
En este caso el Tribunal no admite a trámite el recurso de casación contra la sentencia absolutoria de la Audiencia, por estimar que “no quedó acreditado que el acusado de manera unilateral, sin consentimiento ni conocimiento del querellante, hubiera supuesto mediante certificaciones, la intervención de personas en las Juntas no celebradas o que hubiera atribuido declaraciones o manifestaciones diferentes de las que se hubieran hecho”, habida cuenta del hecho de que “el acusado y el querellante mantenían reuniones informales en las que se trataba la marcha de la empresa, lo que les permitía, al estar de acuerdo en este de modo de proceder, certificar la celebración de las correspondientes juntas de accionistas para su inscripción en el Registro Mercantil”, de manera que “ninguna potencialidad lesiva se puede atribuir a esta forma de proceder”.
De todas formas, creemos oportuno por las consecuencias jurídicas y problemas mercantiles, aun con las mejores intenciones, el llevar todo arreglo a la normativa mercantil, realizar juntas, realizar y certificar las actas necesarias en plazo y dejar de llevar a cabo conductas societarias de manera informal, que como hemos visto pueden acarrear situaciones peligrosas o como mínimo nada deseables.
En definitiva, para inscribir un acuerdo en el Registro Mercantil que garantice su validez y eficacia es necesario que esté certificado y esta certificación puede ser requerida por la ley para la inscripción de ciertos acuerdos, como el depósito de cuentas anuales o la modificación de estatutos. Si no se certifica correctamente, se puede declarar judicialmente la nulidad del acuerdo y su inscripción. Recordemos que el acta de la junta es un documento testimonial en el que se recoge por escrito la existencia de la junta y su válida formación, así como todo lo allí acontecido, especialmente los acuerdos adoptados y los requisitos a los que están sujetos la validez y la eficacia de estos. Pero es necesario indicar y no olvidar que el acta no es un acuerdo social, esto es, ni se identifica con los acuerdos mismos ni con su formación, simplemente los relata y describe, constituyendo un medio de prueba de los mismos.
La propia doctrina nos valida que el acuerdo es “el acto” jurídico unitario de declaración conjunta de voluntades y “el acta” es el documento en el que se relatan los acuerdos (los actos) cuyo cometido natural no es influir en los hechos y actos descritos sino informar de los mismos y acreditarlos. En este sentido el acta cumple una función de declaración de ciencia de lo sucedido en la reunión.
Por ejemplo, la STS 5-II-2002 señala que “el acta de la junta no es elemento constitutivo del acuerdo, sino medio de prueba del mismo, de aquí que tenga un carácter ‘ad probationem’ y no ‘ad solemnitatem’”.
Tenemos también resoluciones del Registro General de Registro y Notariado sobre este tema y que afianza la normativa recogida en el artículo 202.1 LSC. Como la RRDGRN 5-I-1993 y 3-V-1993, En el mismo sentido RRDGRN 16-VI-1994 y 7-IV-2011. Con el fin de que sea “fiel reflejo de su real existencia, valida formación y exacto contenido” (RDGRN 16-VI-1994), el legislador ha establecido la obligación consignar en acta todos los acuerdos sociales de las sociedades de capital (art. 202.1 LSC) y trasladarla al correspondiente Libro de actas debidamente legalizado (arts. 26 y 27 Cco). (Sobre la legalización de los libros de actas v. infra 7). La exigencia resulta aplicable cualquiera que sea la clase de junta que se celebre (ordinaria, extraordinaria y universal) y también resulta extensible a las decisiones de socio único (art. 15.2 LSC, y 97.8º.2 RRM).
Hay excepciones especiales, habituales en las pymes. En el caso de sociedades unipersonales, las RRDGRN 5-I-1993 y 12-III-2015 han admitido que el único accionista y administrador comparezca directamente ante Notario sin levantar acta y manifieste los acuerdos adoptados. Esto no desvincula a que pueda haber problemas por no elevar a público ciertas inscripciones necesarias o recomendables. El valor probatorio de un acta privada siempre es mayor que la de los documentos privados, aportando una presunción iuris tantum de los acuerdos o actos que en ella se recojan. Ejemplo es la sentencia SJM de San Sebastián de 28.9.2017.
El contenido de un acta
Realmente la LSC en su art. 202 LSC no indica nada al respecto, pero si nos remitimos al artículo 26 Cco, ya sí nos explica que al menos deberá contener los datos relativos a la convocatoria y constitución de la junta, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones. Contenido mínimo obligatorio y necesario que, a los solos efectos de su inscripción en el Registro Mercantil, deberá completarse, además, con las circunstancias indicadas en el art. 97 RRM. En concreto, por lo que se refiere a los datos relativos a la convocatoria, el acta de la junta deberá expresar fecha y lugar del territorio nacional o del extranjero en que se hubiere celebrado la reunión. Lugar que, por el debido respeto a los derechos de asistencia y voto de los socios, no podrá fijarse en un término municipal distinto al del domicilio (art. 175 LSC), salvo supuestos de excepción como pueden ser supuesto de junta universal o previsión contraria en estatutos siempre que “posibilite a los socios un mínimo de predictibilidad y garantice la posibilidad de que asistan personalmente a la junta convocada si tal es su deseo” (así RRDGRN de 19-XII-2012, 6-IX-2013, 14-X-2013, 19-III-2014).
Las convocatorias pueden reflejarse en el acta y constar también la fecha y modo en que se hubiere efectuado la convocatoria, incluso las que tengan página web corporativa lo harán mediante anuncio publicado en su página web (art. 173 LSC) y aquellas que no hubieran acordado la creación de su página o todavía no estuviera debidamente inscrita y publicada, la convocatoria se publicará en el BORME y en el diario o diarios en que se hubiere publicado el anuncio de convocatoria (art. 97.2º RRM), pero siempre se podrá optar por cualquier procedimiento de comunicación individual y escrito que asegure la recepción del anuncio (v. art. 173.2 LSC).
Hay que dar constancia de socios concurrentes con derecho a voto, representaciones, porcentaje de capital, etc., titulares de derechos reales limitados (usufructos y prendas) sobre las acciones o participaciones para asistir y votar en las juntas haciendo constar en el acta su presencia y participación.
Cada tipo de junta puede tener unas circunstancias especiales, con lo cual siempre habrá que acreditar y considerar las circunstancias para no tener problemas de validez.
El acta deberá contener también un resumen de los asuntos debatidos y de las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, las oposiciones no son ya tan importantes el art. 206 LSC, para posibles impugnaciones.
También debe hacerse constar la indicación del resultado de las votaciones, expresando las mayorías con que se hubiere adoptado cada uno de los acuerdos. Los artículos 26 CCO y 97 RRM, el art. 192.3 LSC, además de otros, servirán para enjuiciar la validez de la junta y de los acuerdos y ajustarlos a las normativas.
En cuanto a su Aprobación, las actas de la junta se aprobarán por la forma prevista por la Ley o, en su defecto, por la escritura social (art. 98 RRM). La LSC prevé dos formas de aprobación del acta: por la propia junta al final de la reunión o, en su defecto, y dentro del plazo de quince días, por el presidente de la junta general y dos socios interventores, uno en representación de la mayoría y otro por la minoría (art. 202. 2 LSC).
Las actas de junta y los certificados registrados de sociedades son documentos legales fundamentales que garantizan la legalidad y transparencia de las decisiones adoptadas por los órganos de gobierno de la sociedad. Estos documentos son esenciales para asegurar la validez legal de los acuerdos: Las actas de junta son un medio de prueba de los acuerdos adoptados y reflejan el cumplimiento de los requisitos formales para la válida constitución de la junta y la formación de los acuerdos. La fuerza ejecutiva del acta, según la doctrina, no quiere decir que sea un título ejecutivo equiparándolos a los relacionados en el art. 517 LEC, siendo excepcionalmente las actas que tienen por objeto redactar acuerdos referidos a entregar cantidades líquidas de dinero.
Ventajas de las actas según normativa:
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Facilitar auditorías e inspecciones: Proporcionan una trazabilidad transparente de las decisiones clave tomadas por los órganos de gobierno a lo largo del año fiscal.
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Cumplir con las obligaciones legales: Los acuerdos que se formalizan en escritura pública e inscribirse en el Registro Mercantil deben estar certificados y reflejar el contenido de las actas.
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Certificación de acuerdos: Los certificados de acuerdos son necesarios para inscribir acuerdos en el Registro Mercantil y para elevar a público acuerdos que requieren inscripción.
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